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パパのEvernoteの使い方を完全公開します!〜第3回〜パパの使っている「タグ」を大公開!(その1)

パパです。
ノートブックの大公開に引き続き、今度は「タグ」をお見せしちゃいます。パパのEvernoteには現在151のタグがあります。パパも数えて始めて知りましたが・・・結構増えましたね。ノートの時と同じように多いものから並べてみるとベスト10は以下のとおりです。

1位:年賀状 492
2位:ミツキ 368
3位:1997年以前 314
4位:商談Topi 252
5位:買い物情報 249
6位:2000年 214
7位:Evernote 166
8位:和食 165
9位:2002年 163
10位:CamiApp 156

それではこのベスト10を中心に使っていて便利な「タグ」とパパ流のタグ付けルールなどを公開します。



まず、1位の年賀状タグですが、3位、6位、9位に入っている「2002年」等のタグと同じくいただいた年賀状につけているタグです。管理をし始めた時には「年賀状」のタグでOKだろう。と思っていたのですが、いざやってみると「いつの年賀状か?」が判断できた方が便利であることに気づき、年ごとのタグに切り替えました。その名残で残っているタグですね。本日をもって消すことにします <(_ _*)>

2位のタグは「ミツキ」です。これは長女の名前ですね。余談ですがディズニー好きな母親の影響で、あのスターのネズミの名前から付けられた名前です。このタグは長女に関連するノート全てに付けられていて、将来的にはムスメの専用Evernoteアカウントを取得して丸ごとコピーしてあげようと考えています。ちなみに次女は「すず」でつい最近産まれたばかりなので30ノートほどしか入っていませんが、次女の場合は妊娠初期の検診時のエコー画像が保存されていたり、検討した候補の名前なども保存されているという・・素晴らしい成長記録になる予感です。ちなみに次女の名前は美女と野獣のプリンセスである「ベル」から名付けられています。

4位は「商談Topi」で、これは仕事の商談時に使えそうなネタに付与するタグです。WEBのクリッピングだったりスキャニングされた記事だったり、CamiAppで自分でメモしたものだったりします。商談の時に必ず開くように心がけています。

5位は「買い物情報」です。このタグはあらゆる「買いもの」をした時のノートに付けています。amazonなどを利用した時のメールはそのまま転送し、家電品などは購入した日付と値段がわかるようレシートをスキャニングしています。同時に取扱説明書がPDFで提供されているものがあれば一緒に添付で保存をしています。あと、保証書については原本の保管が必要なので保管をしていますが、どこへ保管しているのかがわからなくなるので、保証書の保管場所をメモとして追加しています。これは結構おススメですね。

7位はEvernoteが入りましたね。パパの場合はEvernoteの便利さを周りの人々に伝えることをライフワークの1つにしています。なので、このタグはEvernote関連のブログや書籍などの情報がたくさん入っています。あとはEvernoteを通じて知り合った方々の名刺なども入っております。

8位は「和食」タグです。パパの趣味「料理」のレシピを大量に保存していることはパパのEvernoteの使い方を完全公開します!〜第1回〜ノートブックを徹底解剖(前編)でもお伝えしましたが、そのレシピに様々なタグを付けています。こんな感じです。



まあ。。マメだと言われれば否定しません (。-`ω-)うん。趣味なので細かくやるのも苦になりません。自分でも「和食」が多かったのは少し意外でしたが、レシピにはこんな感じでタグを徹底的に付けています。レシピのタグによる管理は、まさにタグの役割を明快に表していて、タグの意味を人に教える時にも重宝しています。タグの前の数字は表示の順番がある程度コントロールできるように付けているのと、スマホなどでタグ付けする際に例えば「7」を入力すると料理に関するタグ候補がバーっと表示されるのがベンリなので付けています。

最後はCamiAppのタグです。CamiAppアンバサダーをやっている関係もあり、これも便利な使い方などが紹介された記事などを保存しているのと、実際に自分で撮影したCamiAppにはこのタグを付けて保存しています。他にはCamiAppの使い方のアイディアなどが格納されています。

今回はここまで。次回はベスト10には入らなかったけど便利に使ってるタグたちを紹介します〜 ヾ(`・ω・´)ゞ オー!!

パパのEvernoteの使い方を完全公開します!〜第1回〜ノートブックを徹底解剖(前編)

パパです。
Evernote生活も丸3年を超え、今ではノート数も12,000を超えています。何をそんなに保存したのか・・・自分のノートの棚卸しもかねてパパのEvernoteの使い方を紹介します。
まず、これが現在の「ノートブック」の一覧です。14のノートブックで運用をしています。使いはじめた頃は「プライベート用」「仕事用」の2つのノートブックでスタートしましたね〜。当時ヘビーユーザーの方のブログなどを拝見し、何となく「分けておくものなのか?」との理由で作った記憶があります (*´∀`*)
さて。14のノートをノートブックの多い順に並べてみると・・

Googleアラート 3237ノート
年賀状・はがき 2364ノート
プライベート用 1938ノート
名刺フォルダ(過去分)1911ノート
仕事用  891ノート
レシピブック 824ノート
名刺フォルダ(2010年〜)528ノート
Facebook 398ノート
一時保管ノート 132ノート
PAPA@DAIDOKORO 61ノート
Evernote Food 22ノート
住吉共有用 21ノート
zaim 3ノート
Inbox

という風になっています。自分でもへ〜ってかんじですね。基本的に全てのノートは「Inbox」に入ってくるようにしています。それを時間のある時にタグ付けしながらノートブックへ分類をしています。なので、Inboxは基本的に「ゼロ」にしておきたいと思っています。

Googleアラートのノートブックへはメール送信先をEvernoteアドレスにしているので自動的に配信されてくる「Googleアラート」の情報を入れています。現在は「Evernote」「CamiApp」「ScanSnap」などを単語登録しています。何かのネタを探す時など・・ネット上を探すよりは精度が高く情報を見つけられる気がしています。また、一度は「INBOX」に入るようにしているので、整理する時に見出しをチラ見して読みたいものはその時に読むケースも多いですね。

年賀状・はがきのノートブックにはここ10年ほどでいただいた年賀状全てと、自分の結婚式の結婚式の招待状に入れていた「返信ハガキ」などが入っています。家の中で捨てるに捨てられずそれなりに場所を取っていたアイテムだったので、Evernoteに取り込んで捨ててしまった時には非常にスッキリしました (・∀・)イイ!! 読み込みにはScanSnapを使いましたがあっという間にきれいに読み取りを終えてくれます。

プライベート用のノートブックはまさしくプライベートものをイロイロと入れています。娘の保育園のプリント類や家族のおくすり手帳、サイフの中身の控え、請求書・領収書。。。などなど。本当に何でも入っています。ここは「タグ」をご紹介する時にもう少し詳しくお見せします。

名刺フォルダ(過去分)はEvernoteを使い始めたとき、すでにストックされていた名刺の保存場所です。会社のデスクのイチバン下の引き出しに5~6冊のバインダーに保存をしていました。これも10年分ほどで1911枚の名刺があったんですね。パパがEvernoteを使おうと決めたきっかけが「名刺管理」だったので、まずこの名刺の保存をやった記憶があります。こちらもScanSnapで一気に読みましたが、思っていたよりもアッサリと片付いた記憶があります。この名刺の読み込みが終わり、空いた引き出しスペースに「ScanSnap」が常駐することになりました。

仕事用は文字通り仕事に関係のあるノートを保存しています。まあ、パパの会社でも世の中の流れのとおり「情報管理」については厳格なルールがありますので、会社の書類そのものは全く入れていません。どちらかと言うと商談のネタになりそうな記事などの保存や、ヨソからいただいた立派な「文書」「お手紙」などを「ひな形」として参考に保存していたり・・ということに使っています。

レシピブックはパパの趣味である「料理」の全てが入ったノートブックです。これがなくなると泣きます。これまでキッチンの回りに保存していた「手書きメモ」や購入した「レシピ本」ブックマークしていた「WEBレシピ」などの全てのレシピを入れ込んであります。Evernoteに入れるまでは何となく整理はできているつもりでいましたが、ココに入れてみて「Evernoteの素晴らしさ」にあらためて驚きとともに気づき、周りの方々への布教活動をスタートするきっかけになったのはこのノートブックのおかげかもしれません。Evernoteでのレシピ管理がいかにベンリかは別の機会に詳しく紹介します。

(後編へ続く)




「名刺交換をしたらその時の状況や相手の特徴を名刺にメモするようにしましょう」をカンタンにするワザ。


パパです。
今日は仕事で使えるCamiAppのお話を少々。本日のブログタイトルの言葉って一度は耳にしたことがある・・「わかるけどなかなかできないよね〜」だと思います (*´д`*)〜з
皆さん名刺の管理ってどうされてますか?パパは2年半ほど前に一念発起し、名刺フォルダーに保存していた10年分くらいの名刺約2,000枚をScanSnapで読み込んでEvernoteに保存しました。当時はS1500という現在のIx500の1つ前のモデルだったのですが、2〜3時間で全ての処理が完了した記憶があります。
その後は名刺交換をするたびにCamiAppの名刺用台紙を使うか、ScanSnapを使うかのどちらかの方法で名刺のデータ化を続けています。ここではCamiAppの名刺用台紙を使う方法をご紹介します。
コクヨさんのWEBでも紹介されていますが、この夏以降に発売されたCamiAppには「名刺読み取りガイド」というベンリ機能が搭載されています。これは、この枠の中に置いた名刺をCamiAppアプリできれいに読み取るよ。というもので、アプリ側でのノート選択で「名刺」を選んで撮影すると四隅の四角のガイドは読み取らず、キレイに名刺のサイズ部分だけをデータ化してくれます。





こんな感じです。スマホのカメラで撮影するわけですが、非常にきれいな画像に仕上がります。普通にスマホのカメラで撮ればいいじゃん!って思いも頭をよぎりますが、実際にトライしてみるとスマホのカメラを使って影が入らないように、なおかつキレイな長方形になるように名刺を撮影するのは非常に手間な作業であることに気づきます。自分の影やスマホの影が写り込むことが多いのです。ところが、CamiAppのアプリなら「斜め」からの撮影で構わないため、この影との戦いが最小限で済むのです。

さらに、CamiAppのアクションマーカー設定を使ってデフォルトの保存先を「Evernote」にしておけば、カメラボタンを押すだけで「Evernote」への保存まで完了してくれます。

そして!ここからがオススメのポイント!
パパは会社で新しいお客さんが訪問してきた際にはCamiAppの上に名刺を置き、余白にお客様の情報を記入しています。そうして、応対が終わった後にはメモの上に名刺を置いてCamiAppで撮影し、担当内メンバーへ共有をしています。共有のためのメールアドレスも事前に設定ができますので、本当にスピーディーにこの作業を完了することができます。
メモはこんな感じになります。まさにこれって「名刺交換をしたら裏側などにその時のことをメモしておきましょう」ってあれですよね。この方法ならもらったばかりの名刺に相手の目の前でメモをすることもありませんので失礼にもなりませんね。
そして、これまでやっていた作業と比べると「共有のためのメモを作製する」そして「メールなどで共有する」という2つの作業がCamiApp撮影という1クリックで片付けられるというものすごい効率化が図られます。



それに・・他の人がメールで作製した議事メモにある相手の名前、会社名、役職ってどうも信用できない部分もあって「名刺そのもの」って一度は見たいと思ってしまうんですよね〜そういう部分もスッキリ解決です。

Evernoteに入れた名刺も当然スゴく便利に活用していますが、そのお話はまたの機会に。

ScanSnap S1100をキチンと使えるうちの5歳児の思い切った断捨離術!

パパです。

断捨離にも大いに役立つEvernoteに目覚めて3年ほど。

誠.Biz.IDでも以前ご紹介いただきました <(_ _*)>

http://bizmakoto.jp/bizid/articles/1203/08/news003_4.html

現在ではノート数も12,000を超え、14のノートブックと110個のタグであらゆるモノを放り込む生活を続けています。その中で、今日は子育てに関する断捨離術をご紹介します。

といっても、これもやはりEvernoteに入れるだけ。うちのムスメはスキャナーで読み込んだものはパパにお願いすれば再びいつでも取り出せると言うことを知っているので、読み込んだ「原本」については全く躊躇せずに丸めてポイ!ができます。最近ではPCとのセッティングまでしてあげれば自分でセットしてボタンを押して読む。ということができるようになったので、楽しみながら断捨離生活が進んでおります。

色々なものを捨てられないのはオトナの方だったりするんですね〜 (´-ω-`) シミジミ


<ガジェットトーク>ひらくPCバッグEvernoteエディションは (*゚o゚)ノ⌒☆スゴイッ!!

ひらくPCバッグEvernoteエディション。


使いはじめて1週間になりますが、これまで使った色んなバッグの中で文句なく最高のバッグです。

この数日、自宅でPC開いてちょっとした作業したりするときに隣にポンと置きやすくて、しかも中身が使いやすいってのは本当に便利だと実感してます。

おかげで自宅でのバッグ置き場とPCの作業場所がイイ感じで決まりました。

バッグ1つで色んなものが快適になるんですね(^^)/ありがとう~!